《中国认证认可》刊登公司专业文章

        近期，《中国认证认可》2021年第4期再次刊载我公司高管的专业文章，发表在该期“学术广场”栏目首篇的文章原文如下：


        最近GBT45001-2020职业健康安全管理体系要求及使用指南正式发布后，推动了认证组织新版职业健康安全管理体系转版工作迅速开展的热潮。为了使大家转版工作少走弯路，现将我通过案卷审核了解到过去一段时间一些企业在转版工作中出现的常见问题及改进对策整理如下，供同行参考。
 
         一、受理过程出现的常见问题及改进对策
新版职业健康安全管理体系转版目前有三种方式，结合监督和再认证进行转换，或实施专项转换审核。不论采取哪种方式，受理环节都是第一个环节。在受理环节、尤其是结合监督审核进行转版时出现的常见问题主要有：
1、认证组织提交的管理体系文件不满足GBT45001-2020新版标准要求，缺少新版标准新增5.4条款“员工的协商和参与”，员工及其代表、非管理者类员工的协商和参与；缺少8.1.3条款“变更的管理”，组织对已策划的变更及非预期变更的管理；缺少8.1.4条款“采购”，组织对外包活动管理，以及外包活动对其自身活动和过程的OHS绩效和符合性要求所带来的风险的管理等等。
2、认证组织提交的管理体系文件运行时间过短，不足三个月。
3、认证组织未按照新版标准进行合规性评价、内审、管理评审。
4、监督审核时未增加审核组审核人日。
5、缺少认证组织转版申请书及协议。
        改进对策：
1、认证机构应在受理新版转换工作之前对相关认证职能人员（包括申请评审人员、审核策划人员、审核方案管理人员、审核员、认证决定人员）进行能力培训，使其满足CNAS-EC-050：2018《关于认证标准由GB/T 28001-2011转换为ISO 45001:2018的认可转换说明》中的要求。
2、认证机构在受理转版之前应编制《GBT45001-2020职业健康安全管理体系转换工作指南》，并在网站公布，必要时与认证客户沟通，使其了解新版职业健康安全管理体系转版工作相关要求；同时为认证机构相关人员规范新版转版工作提供工作指导。
3、认证机构在受理后应按照转版工作指南要求进行资料收集和转版协议签订，并严格按要求进行转版资料的审核，确保认证客户提交转版资料质量满足要求。为转版提供良好的基础。
4、认证机构审核策划人员应认真进行审核策划，尤其是监督审核时要根据认证组织的认证范围风险等级和人员规模增加审核组审核人日，确保审核时间满足转版要求。
5、认证机构在下达审核任务书时，在审核任务书备注栏目中明确提示新版转版要求，为审核组编制审核计划、正确开展审核工作提供指导意见。

        二、审核计划安排和审核过程常见问题及改进对策
1、结合监督审核、专项转版审核时审核计划没有安排进行新版标准的全条款审核；
2、结合监督审核、专项转版审核时审核计划审核类型栏目未明示S转版审核；
3、审核计划存在遗漏条款情况，如管理层缺少对S5.4条款的审核安排；财务部缺少对S7.1的审核安排；运行控制缺少S8.1.3变更管理、S8.1.4采购的审核安排等；
4、审核计划运行控制缺少三级条款的审核的安排，仅仅安排S8.1，造成审核记录缺少S8.1.3变更管理、S8.1.4采购的审核证据等；
5、审核记录描述合规性评价、内审、管理评审日期距离新版管理手册发布后日期过短，有的不足一月、有的不足一周、有的甚至在新版管理手册发布之前就进行合规性评价、内审和管理评审了。
6、审核记录没有充分体现新版标准的要求，尤其是新增条款的要求。如5.4条款“员工的协商和参与”仍按照2011版标准安全事务代表的要求描述审核证据；缺少承包方危险源辨识、评价和风险控制措施的策划；8.1.4条款“采购”，组织对外包活动管理仍停留在对相关方告知书的低水平上，等等。
        改进对策：
1、审核组长应严格按照转换工作指南要求，不论是结合再认证审核、监督审核或专项转版审核，均应该在审核计划安排进行全条款审核；并在审核计划中审核类型栏目注明S转版审核；
2、审核组长应在文件审核的基础上通过对认证客户的了解后编制审核计划，有针对性的在采购部门（物资采购供方）、生产部门（生产服务承包方、生产设施检修承包方等）、工程部门（工程分包方、劳务分包方等）安排S6.1.2，6.1.4，8.1.1-8.1.4的相关条款审核。
3、为防止审核条款的遗漏，审核组长在编制完成审核计划后应交给审核计划审核人审核核对并签字；
4、编制审核计划时审核组长应充分考虑新版标准的主要变化，尤其是新增条款一定要安排在审核计划中，并提示审核员认真收集审核证据；
5、审核过程中审核员应加强与受审核方的有效沟通，尤其是对认证客户主要承包方等相关方的了解。并注重审核认证客户及承包方危险源清单、重要危险源及其控制措施计划的充分性和有效性。如对认证客户的生产设施检修承包方、工程分包方等是否进行了合格外包的评价、选择？抽查列入合格分包方名录的是否具有相关资质？是否签订有分包合同包括安全协议？并现场查看主要承包方对辨识出的重要危险源控制措施实施的符合性和有效性。
6、审核过程中审核组应关注新版标准主要变化，尤其是新增条款的审核证据的收集。如危险源辨识、评价和风险控制措施是否考虑了社会心理因素影响；工作人员的协商参与在维护员合法权益方面、尤其是生产一线员工的需求和期望方面做了哪些工作及成效；认证客户在组织职业健康安全文化建设方面取得的成效等等。
7、审核员应进一步加强对45001新标准的学习，深入理解标准每个条款的要求和内涵，用标准要求指导审核过程，不断提高审核的深度和有效性。

        三、审核报告编制存在的常见问题及改进对策
1、结合监督审核、专项转版审核时审核报告中审核类型栏目未明示S转版审核；
2、审核报告审核综述栏目缺少新标准新增条款描述栏目，如缺少5.4条款工作人员的协商和参与栏目；缺少8.1.3变更管理栏目、8.1.4条款“采购”栏目等；
3、有些企业有轮班作业，但审核报告缺少对轮班作业、尤其是夜班作业危险源及其控制效果的审核发现；
4、有些审核报告审核综述采用适用于所有企业的概念化描述方式，缺少具体审核证据、审核发现内容的支持，缺少企业特色和可信性。如提供了合规性评价报告、有评价目的、评价依据等、评价结论符合要求；企业每年进行体检，无职业病报告；有的运行控制栏目描述公司每月对运行控制进行检查，检查结果均控制有效；有的转版企业有多个现场，但危险源辨识和运行控制没有体现多个现场的重要危险源及其控制效果等。
        改进对策：
1、审核组长应严格按照转换工作指南要求，不论是结合监督审核或专项转版审核，均应该在审核报告中审核类型栏目注明S转版审核；
2、认证机构应该在新版标准转换工作开展之前按照转版工作指南的要求对相关审核文件和记录进行必要修订。包括审核报告栏目根据新标准的主要变化和新增条款及内容进行补充和完善；
3、审核组长应对具有多个生产或工程施工现场企业的审核报告按照多个现场认证范围的不同分别进行重要危险源辨识、评价、控制措施策划及运行控制符合性、有效性的概要描述；
4、审核组长对具有轮班作业的认证客户应该在审核计划中对轮班作业尤其是夜班作业安排审核，并对其夜班危险源辨识、评价和风险控制措施策划及其实施控制的符合性、有效性进行审核取证，并将评价结果写入审核报告；
5、审核报告是审核案卷的重要文件，审核组长应高度重视。审核组长在审核报告描述的审核发现应该具有可追溯性，如合规性评价报告应描述评价日期、参加人和报告审批人以及对主要法规执行情况的抽样证据以增加可信性和企业特色；审核组长在编写审核报告之前应该通过审核组内部沟通会议和阅读审核组成员现场审核记录等方式认真收集、了解审核全过程的相关信息，准确、简明和清晰地描述审核活动的主要内容，尤其是审核综述、综合评价意见和过程控制的描述应该包含有充分的、具体的审核证据、审核发现进行支持，必要时可以索引到审核组审核记录的页码。